Política de Tratamiento de Datos Personales – inmodeals.co

Esta política regula cómo se recolectan, usan, almacenan y suprimen los datos personales de quienes interactúan con el portal inmobiliario www.inmodeals.co, operado bajo la marca Team Synergy by eXp.

1. Identificación del responsable

Team Synergy es un equipo inmobiliario que opera dentro del ecosistema de eXp Realty en Colombia. Cuando un dato se comparta con eXp Colombia u otro tercero, se hará en los términos de la sección 11.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de:

•         Artículos 15 y 20 de la Constitución Política (derecho a la intimidad y al habeas data).

•         Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.

•         Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).

•         Ley 2300 de 2023, sobre horarios y canales para el envío de mensajes comerciales y publicitarios.

•         Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, y según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

•         Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

•         Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.

•         Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

•         Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

•         Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, biometría, orientación política o religiosa, entre otros).

•         Encargado del tratamiento: persona que trata datos por cuenta del responsable.

•         Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento.

•         Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

•         Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

•         Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.

•         Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4, Ley 1581 de 2012). En la práctica, esto significa que el portal:

•         Solo recolecta los datos necesarios para la finalidad informada.

•         No trata datos sin autorización del titular, salvo las excepciones legales.

•         Mantiene los datos exactos y actualizados, y corrige los que el titular reporte como erróneos.

•         No publica datos personales en internet salvo que el titular lo autorice o sean datos públicos.

•         Exige confidencialidad a todas las personas que intervienen en el tratamiento, incluso después de terminada su relación con el responsable.

5. Datos que se recolectan y titulares

Titular

Datos que se recolectan

Canal

Interesados en comprar o arrendar

Nombre, teléfono, correo, ciudad, inmueble de interés, presupuesto, mensaje

Formulario de contacto, botón "Habla con un asesor", WhatsApp, correo

Propietarios que ofrecen un inmueble

Nombre, documento de identidad, datos de contacto, dirección y características del inmueble, fotografías, precio, certificado de tradición

Contacto directo con un asesor, formularios

Agentes y aspirantes a agentes

Nombre, contacto, ciudad, experiencia, hoja de vida

Formularios, eventos, contacto directo

Visitantes del sitio

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, búsquedas realizadas, cookies

Navegación en el portal

El portal no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si un titular los suministra voluntariamente, se tratarán con el cuidado que exige la ley y solo con su autorización expresa. Responder preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativo.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos se usarán para:

1.       Atender solicitudes de información sobre inmuebles en venta o arriendo y agendar visitas.

2.       Asignar al titular un asesor inmobiliario y hacer seguimiento a su proceso de compra, arriendo o venta.

3.       Publicar y promocionar los inmuebles que los propietarios entreguen para comercialización. La publicación mostrará las características del inmueble, nunca los datos personales del propietario.

4.       Elaborar y suscribir contratos de corretaje, promesas de compraventa, contratos de arrendamiento y demás documentos de la operación.

5.       Verificar la identidad del titular y la titularidad del inmueble, y cumplir obligaciones legales, entre ellas las de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT) cuando apliquen.

6.       Enviar información comercial sobre inmuebles, servicios y eventos de Team Synergy by eXp, por correo, WhatsApp, SMS, llamada o redes sociales, respetando los horarios de la Ley 2300 de 2023.

7.       Gestionar procesos de vinculación de agentes inmobiliarios al equipo y a eXp Colombia.

8.       Medir el uso del portal, mejorar su funcionamiento y entender qué inmuebles interesan más.

9.       Responder consultas, peticiones, quejas y reclamos.

10.   Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

7. Autorización

El responsable solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos. La autorización puede darse:

•         Por escrito, físico o electrónico.

•         Marcando la casilla de aceptación en los formularios del portal, que enlaza a esta política.

•         De forma verbal, en llamadas grabadas o mensajes, dejando registro.

•         Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular la otorgó.

El responsable conservará prueba de cada autorización. No se requiere autorización cuando la ley lo exceptúa: datos públicos, requerimientos de autoridad, urgencias médicas o sanitarias, fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

•         Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

•         Solicitar prueba de la autorización otorgada.

•         Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.

•         Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante el responsable.

•         Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

•         Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.

9. Consultas y reclamos

Las solicitudes se reciben en [CORREO] o en [DIRECCIÓN]. Deben incluir nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud, dirección o correo de respuesta y, si es un reclamo, los documentos que lo soporten.

Trámite

Plazo de respuesta

Prórroga máxima

Consulta (conocer qué datos se tienen y cómo se usan)

10 días hábiles desde el recibo

5 días hábiles más, informando el motivo

Reclamo (corregir, actualizar, suprimir o revocar)

15 días hábiles desde el día siguiente al recibo

8 días hábiles más, informando el motivo

Reglas adicionales para reclamos:

1.       Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desistió.

2.       Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará en máximo 2 días hábiles e informará al interesado.

3.       Mientras se resuelve, la base de datos marcará el registro con la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los 2 días hábiles siguientes.

4.       La supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El titular solo puede acudir a la SIC después de agotar este trámite ante el responsable.

10. Comunicaciones comerciales

Los mensajes comerciales se enviarán solo a titulares que lo hayan autorizado, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos (Ley 2300 de 2023). Cada mensaje indicará cómo dejar de recibirlos; la solicitud se atenderá sin costo y sin afectar otros servicios.

11. Transmisión y transferencia de datos

Los datos podrán compartirse, bajo deber de confidencialidad, con:

•         eXp Colombia y eXp Realty, como plataforma a la que pertenece el equipo, para la gestión de las operaciones inmobiliarias.

•         Asesores inmobiliarios del equipo y aliados que participen en una operación (otros corredores, abogados, notarías, entidades financieras), solo en lo necesario para cerrarla.

•         Proveedores tecnológicos que actúan como encargados: alojamiento web, CRM, correo, mensajería y analítica.

Algunos de estos proveedores y la casa matriz de eXp están en el exterior. La transferencia internacional se hará a países con nivel adecuado de protección según la SIC o, en su defecto, con la autorización expresa del titular o un contrato de transmisión que garantice el cumplimiento de esta política. Los datos nunca se venderán a terceros.

12. Cookies y tecnologías similares

El portal usa cookies para recordar las preferencias de búsqueda, mantener el funcionamiento del sitio y medir su uso con herramientas de analítica. También puede usar píxeles de redes sociales para mostrar anuncios de inmuebles. El visitante puede bloquear o borrar las cookies desde su navegador; algunas funciones del portal pueden dejar de operar correctamente.

13. Seguridad y conservación

El responsable aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS), accesos restringidos por usuario y acuerdos de confidencialidad con el equipo y los proveedores. Los incidentes de seguridad se reportarán a la SIC en los términos que esta fije.

Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades de esta política o mientras lo exija la ley, en particular las normas comerciales, contables y tributarias. Cumplida la finalidad, se suprimirán.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

Si el responsable es una sociedad o entidad sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC. Las personas naturales no están obligadas a esta inscripción.

15. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 12/10/2026.

Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares a través del portal o por correo antes de aplicarse. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas.